Proceso administrativo

Administración:

• La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización.

Administrar:

•  Es conducir o guiar a objetivos predeterminados una institución, empresa.

Proceso:

•  Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. 

Proceso administrativo:

• Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
• El proceso administrativo es la serie de pasos sistematizados que se siguen para lograr un fin previamente determinado.

Etapas del proceso administrativo:

1. Planeación.
2. Organización.
3. Integración.
4. Dirección.
5. Control.

Planeación:

• Es la etapa inicial del proceso administrativo, implica utilizar el pensamiento reflexivo antes de actuar. Mediante la planeación se reduce la actividad dispersa, es decir, las acciones aisladas, mismas que se integran en un plan con una secuencia bien definida. También se eliminan la duplicidad de funciones y los movimientos sin un propósito, ya que se determina en los planes, las acciones, los tiempos, las personas, los lugares y los objetivos.
• La planeación es un camino a seguir que tiene su base en el análisis de un problema determinando el orden, la secuencia de las actividades y programando el tiempo necesario para la solución de dicho problema.
• Una idea para la cual se hace referencia al:

1. Futuro.
2. Lo deseable.
3. Previsible.
4. Al actuar.

Etapas de la planeación:

1. Fijar objetivos: Los objetivos son los fines hacia los cuales se encaminan las actividades detalladas en los planes. Los objetivos son considerados como enunciados escritos, expresados en palabras o números que precisan los resultados que se pretenden lograr. Para que los objetivos sean verdaderamente útiles, deben reunir determinados requisitos, algunos de los cuales son:

• Fijarse por escrito.
• Redacción clara y comprensible.
• Que puedan medirse.
• Que sean alcanzables.
• En su redacción debe apreciarse claramente que estén orientados al trabajo, no a los puestos o a las personas.
• Dar respuesta a las interrogantes qué, por qué, quiénes, cómo y dónde.

Los objetivos pueden clasificarse según el tiempo requerido para su ejecución, el área de influencia, el nivel directivo, la estructura formal, el financiamiento, la aprobación y la determinación de operaciones necesarias. 

• Por tiempo:

1. Largo plazo ( 1 a 5 años).
2. Corto plazo (3 a 6 meses).
3. Mediano plazo (1 a 3 años).

• Por área de influencia:

1. Generales (toda la organización).
2. Particulares (área determinada).
3. Departamentales.
4. Servicios especiales.

2. Investigación y diagnóstico administrativo: La investigación permite prever y al mismo tiempo elegir el mejor curso de acción. Los planes deben ajustarse al principio de flexibilidad, ya que aun con la investigación nada es exacto, los resultados de la investigación pueden ser precisos pero la realidad es dinámica y cambiante. La investigación comprende:

• Descripción del problema.
• Planteamiento de hipótesis.
• Prueba de hipótesis.
• Resultados.

Los datos obtenidos se utilizarán para elaborar los diagnósticos administrativos y las posibles soluciones a la problemática planteada.

3. Análisis y toma de decisiones: La selección de alternativas que se plasman en los planes requieren de métodos y técnicas especiales, algunas de las usuales son: el análisis marginal y el análisis de costobeneficio.

• Análisis marginal: Consiste en la comparación de factores diferentes a los costos y a los ingresos.
• Análisis de costo - efectividad:  Es una técnica que consiste en ponderar alternativas cuando la solución óptima no puede ponderarse a magnitud o cantidad específica.

Principios de la planeación:

• Los principios son hechos probados y comprobados que siguen siendo verdad ante cualquier circunstancia que se presenten.

1. Objetividad: Meta, logro, relacionada con un objetivo, centradas, finalidad, veraces, alcanzables, claras, real.
2. Precisión: La exactitud de las acciones planeadas, permite la ejecución concreta.
3. Flexibilidad: Prever cierto margen en los planes por si se tuviera que modificar algo.
4. Coordinación: La difusión y el establecimiento de la participación de los involucrados permite haces planes realistas.

Tipos de planeación:

• Planeación estratégica: Se refiere a la forma en la cual la empresa puede lograr los objetivos generales.
• Planeación táctica: Se refiere a la forma de aplicar los planes estratégicos y considera: la estructura de la organización, los productos o servicios, recursos y distribución del trabajo.

Diagnóstico administrativo:

• El diagnóstico administrativo es un estudio sistemático, integral y periódico que tiene como propósito fundamente conocer la organización administrativa y el funcionamiento del área objeto de estudio, con la finalidad de detectar las causas y efectos de los problemas administrativos de la empresa, para analizar y proponer alternativas viables de solución que ayuden a la erradicación de los mismos.
• Es considerado como método científico.
• Pasos a seguir para elaborar el diagnóstico administrativo:

1. Descripción del estado actual de la empresa.
2. Planteamiento de hipótesis.
3. Investigación.
4. Análisis de resultados.
5. Determinación de soluciones.

• Una investigación debe llevar:

1. Portada.
2. Introducción.
3. Justificación: Preguntas de investigación.
4. Marco teórico.
5. Objetivos: Generales y particulares.
6. Hipótesis.
7. Criterios de inclusión.
8. Criterios de exclusión.
9. Criterios de eliminación.
10. Resultados.
11. Discusión.
12. Análisis.
13. Bibliografía.

Elaboración de planes de programas:

• Un plan es una descripción de las intenciones amplias y a corto plazo, en cuanto a lo que uno ve que se requiere para ocuparse de un área específica. El objetivo de un plan es que cambie circunstancias no óptimas de un área o que la expanda o que obstruya o impida una oposición a la expansión.
• Un programa es una serie pasos en secuencia para llevar a cabo un plan. Para escribir un programa se requiere que haya un plan previo, al menos en la mente de la persona que escriba el programa. Un paso del programa de llama objetivo.
• Aspectos a considerar para elaborar planes:

1. Políticas generales.
2. Diagnóstico administrativo.
3. Objetivos y metas.
4. Estructura de la organización para su ejecución.
5. Distribución de actividades y funciones.
6. Evaluación de alcances.
7. Cronograma de utilización de tiempos.
8. Técnica de evaluación.

Tipos de objetivos:

1. Un objetivo mayor es la aspiración general deseable a emprender.
2. Un objetivo primario es el que tiene que ver con los pasos organizativos, de personal y de comunicaciones, que tienen que mantenerse. Estos son un grupo de objetivos "sobreentendidos" que, si se pasan por alto, ocasiona la falta de actividad.
3. Un objetivo vital es algo que debe hacerse para poder funcionar en absoluto.
4. Un objetivo condicional es aquel que se hace para averiguar datos o si se puede realizar un proyecto o dónde se puede hacer, etc.
5. Un objetivo operatorio es el que marcaría la dirección de avance y la calificaría. 
6. Un objetivo de producción es el que establece las cuotas, generalmente por un tiempo dado. 

Organización:

• Como función administrativa, la organización establece jerarquías, funciones, relaciones, coordinación, división del trabajo y formas de operar. Como etapa del proceso administrativo, ordena todos los elementos necesarios para ejecutar el plan.

Tipos de organización:

1. Organización lineal: La organización lineal es simple, ideal para organizaciones pequeñas, con centralización del mando y controles rígidos. Su gráfico es piramidal, es decir, la autoridad fluye de arriba hacia abajo. 
2. Organización funcional: La organización funcional acepta la premisa de romper el principio de unidad de mando (un solo jefe). La organización funcional da al subordinado varios jefes, a la vez que ninguno tiene autoridad total sobre el subordinado; y busca simplificar el trabajo, establecer líneas directas de comunicación, eliminar la centralización en la toma de decisiones y apoyar la especialización. Se caracteriza por una dispersión de autoridad, subordinación múltiple, aumento de la especialización y requisitos de mayor control. 
3. Organización líneo - funcional: Este tipo de organización es la resultante de combinar los dos modelos anteriores y reducir sus desventajas. Se producen jerarquías lineales (autoridad) y funcionales (asesoría).
4. Organización por comités: Como características de esta forma de organización están las siguientes: son organismos temporales pueden o no tomar decisiones, tienen un objetivo definido y metas específicas por lograr. Se considera a los comités una excelente forma para la estructura de organización. Los comités no pueden ser, por sí solos, una organización formal.
5. Organización informal: La organización informal tiene su origen en la necesidad de las personas de relacionarse con un grupo específico, con el cual se establecen nexos de amistad, compañerismo o simplemente solidaridad. En dicho grupo, cada individuo tiene un papel que le satisface, además de tener intereses comunes.

Principios de la organización:

1. Unidad de dirección: La estructura de organización eficaz y efectiva se produce cuando cada individuo contribuye al logro de objetivos de la empresa. Si la organización facilita a cada uno de sus integrantes, el aporte efectivo de su contribución se logra en unidad de dirección. 
2. Eficiencia; Los objetivos, metas, jerarquías y relaciones funcionales, deben estar perfectamente definidos con el mínimo de costos o consecuencias indeseables
3. Tramo de control: A mayor complejidad, mayor control. El límite de trabajadores que pueden ser supervisados por el administrador, depende de las variables contingentes; por ello, la complejidad en la estructura de organización exige mayor control.
4. De la jerarquía; A mayor precisión de líneas de autoridad, mayor efectividad en la toma de decisiones y en la comunicación.
5. De la delegación: La delegación adecuada es la que asegura el logro de resultados.
6. De la responsabilidad absoluta: La responsabilidad de los subordinados ante sus superiores por la ejecución de sus actividades es absoluta. De igual forma, el superior es responsable por las actividades del trabajo de sus subordinados.
7. De la igualdad de autoridad y responsabilidad: La autoridad delegada para su efectividad requiere del mismo grado de responsabilidad. 
8. Del nivel de autoridad: Para que la delegación surta el efecto planeado, cada nivel de autoridad debe tomar las decisiones que sean de su competencia, sin permitir que se transfieran a otros niveles de autoridad.
9. De la división del trabajo: La base de la organización formal, es la división del trabajo necesario para lograr los objetivos de la empresa. Las actividades de la empresa deben definirse y agruparse en torno a los objetivos previamente diseñados.
10. Del equilibrio: La estructura de organización debe ser de tal modo explicitada, que señale los puntos contingenciales que deben ser compensados para evitar el desequilibrio de la organización.
11. De la flexibilidad: Consiste en la previsión de mecanismos para adaptarse e incorporar elementos o técnicas necesarias, para que la estructura de la organización pueda cumplir con sus propósitos.
12. De liderazgo; De la forma en que la estructura de organización apoye el liderazgo de sus administradores, depende el buen desempeño y el desarrollo de las potencialidades.

Integración:

• Es la tercera etapa del proceso administrativo, e incluye desde el reclutamiento de recursos humanos y materiales, pasando por la selección, hasta la capacitación para la productividad. La integración es la etapa del proceso administrativo encargada de optimizar los recursos tanto humanos, técnicos y financieros para la ejecución del plan.

Integrar:

• Integrar significa unir, en esta etapa del proceso administrativo se “unen” las partes y se implementa el plan.

Técnicas de integración:

1. Reclutamiento: Reclutar significa: unir, recabar, ordenar y obtener la información necesaria sobre los recursos útiles a la organización. El reclutamiento se realiza en los centros que producen los recursos, a través de los trabajadores de la empresa, por los medios de comunicación y los internos de la organización.
2. Selección: La selección consiste en escoger, decidir, aceptar, aquel recurso que más nos convence, para lograr los objetivos planeados. La selección se utiliza tanto en los recursos humanos como materiales.

• La prueba de admisión: Consiste en la aplicación de cuestionarios con preguntas específicas al tipo de trabajo para el que se desea contratar. Las preguntas proyectivas miden la salud mental, las de cultura general sirven de referencia para prever las necesidades de desarrollo.
• El expediente: El expediente de admisión o ingreso se integra por: solicitud de empleo, pruebas de admisión y resultados, currí- culum vitae, cartas de referencias, resultados de las entrevistas y observaciones del periodo de prueba.
• La entrevista: La entrevista de admisión es de uso generalizado. Se realiza con guías y objetivos bien definidos. El propósito de la entrevista es complementar la información de la solicitud, aclarar aspectos confusos, poner a prueba al entrevistado y valorar su presencia física y cualidades personales para el puesto.
• Los periodos de prueba: Los periodos de prueba se usan muy poco hoy en día, pero constituyen una excelente oportunidad para valorar las habilidades y aptitudes del trabajador y consecuentemente, hacer una buena elección.
• El currículum vitae: El currículum vitae o historia laboral, es el concentrado de las experiencias y conocimientos que posee el aspirante. Los puntos de interés para la selección se reúnen en el currículum vitae; por ello, es importante que todo aspirante a un puesto sepa cómo redactarlo.

1. Datos personales: nombre, dirección, correo, RFC (Registro Federal de Contribuyentes), fotografías.
2. Nivel académico.
3. Conocimientos.
4. Habilidades.
5. Experiencia laboral.
6. Capacitación y desempeño.
7. Participación e investigaciones.

3. Desarrollo: En toda organización es indiscutible la necesidad de contar con personal para asumir el liderazgo de grupos. El desarrollo de potencialidades de liderazgo se orienta a producir un ambiente favorable para la productividad.

Principios de la integración:

• Del propósito: La integración procura asegurar que las funciones de la empresa sean realizadas por personal capacitado.
• De la selección: De la selección apropiada de recursos depende la calidad del servicio que se preste.
• De la definición de puestos: A mayor precisión de los puestos, mejores parámetros para la selección de candidatos ideales.
• De la selección: Se debe seleccionar a la persona adecuada para el puesto, no adecuar el puesto a la persona.
• Del conocimiento: El individuo es capaz de asumir cualquier función, siempre y cuando se le desarrolle para ello.
• De los recursos materiales: El mantenimiento y la conservación de los recursos materiales, permiten un mejor aprovechamiento.